Một số điều cần chú ý khi thiết kế slide PowerPoint

Giới thiệu và Những điều cần biết khi thiết kế kế slide PowerPoint

CHÚ Ý: Toàn bộ nội dung của bài viết này đều được tổng hợp và thực hiện bởi Xuân Min, thành viên của website CoGiHay.Com – Tiếp theo, mình sẽ chia sẻ tới các bạn những thông tin hữu ích để áp dụng vào thực tế, để biết được những điều cần tránh khi thiết kế kế slide PowerPoint. Xin mời các bạn đọc dành vài phút để theo dõi chi tiết hơn ở những mục sau.

Bài viết được viết bởi XuanMin – thành viên website CoGiHay.com

POWERPOINT LÀ GÌ ?

Powerpoint là một phần mềm của Microsoft 365, tiện ích này rất phổ biến trong số những người dùng Windows.

Ngày nay, thuyết trình bằng PowerPoint là một điều không thể thiếu trong đa số các lĩnh vực xã hội. Trong đó, môi trường giáo dục là sử dụng đến Slide để thuyết trình nhiều nhất.

📌 ƯU ĐIỂM CỦA POWERPOINT:

+ Các loại tệp được hỗ trợ : Nó hỗ trợ các định dạng PowerPoint và Office.

Những định dạng đó có thể là: .jpg, .png, .gif, .bmp, .tif, .wmf, .emf , .rtf , .pdf, .xps, .mp4, .wmv, .odp, .gif, …

+ Dễ sử dụng : Các điều khiển và điều hướng quen thuộc với những người dùng đã có trải nghiệm với các sản phẩm của Microsoft. Power Point cũng cung cấp hướng dẫn cơ bản và bao gồm hỗ trợ kỹ thuật của Microsoft.

+ Hoạt ảnh và hiệu ứng : Bao gồm các hiệu ứng chuyển tiếp và hơn 50 hiệu ứng chuyên nghiệp.

+ Bao gồm nhiều lựa chọn các chủ đề, hình nền và phông chữ đẹp mắt, v.v.

📌 NHƯỢC ĐIỂM CỦA POWERPOINT:

+ Khó cộng tác: Microsoft không phải là công cụ tốt nhất để sử dụng nếu bạn đang cộng tác với nhà thiết kế hoặc Marketer khác để tạo bản thuyết trình. Bạn sẽ cần lưu tài liệu vào Onedrive và mời người bạn muốn cộng tác để chỉnh sửa.

+ Hạn chế sáng tạo : Rất nhiều người dùng dựa vào các mẫu PowerPoint, điều này có thể hạn chế khả năng sáng tạo bản thuyết trình để chúng thực sự đại diện cho thương hiệu hoặc doanh nghiệp của bạn.

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải suy nghĩ về hình ảnh và chủ đề của bạn, hoặc bạn có thể làm việc với một nhà thiết kế chuyên nghiệp để tạo các mẫu Powerpoint tùy chỉnh cho thương hiệu bạn.

MỘT SỐ TỔNG QUAN VỀ CÁCH TRÌNH BÀY SLIDE POWERPOINT

Mình sẽ kể tới mọi người nghe một số tổng quan về cách trình bày PowerPoint rõ ràng và hấp dẫn có thể giúp doanh nghiệp, khách hàng của mình đạt các mục tiêu khác nhau:

📌 MARKETING: Bản thuyết trình cung cấp thông tin rõ ràng về doanh nghiệp có thể giúp bạn thu hút các tổ chức sẵn sàng tài trợ cho dự án hoặc startup của bạn. Các nhà đầu tư có nhiều khả năng để đầu tư tiền của họ cho các chủ doanh nghiệp có bản thuyết trình tốt, đủ, đúng thông tin, dễ hiểu để có thể thuyết phục họ chỉ qua vài slide và câu nói.

📌 TƯƠNG TÁC: Các bản trình bày hay nhất cần có hình ảnh và thiết kế có thể khiến khán giả nảy sinh cảm xúc, khiến họ quan tâm và thu hút vào bạn.

📌 TRUYỀN TẢI THÔNG ĐIỆP: Bạn có thể tạo ra một bài phát biểu tuyệt vời nhưng không mong đợi người nghe nhớ và bám theo từng từ bạn nói. Hầu hết mọi người đều muốn có một bản tóm tắt đơn giản về những gì doanh nghiệp của bạn cung cấp, mục đích hoặc mục tiêu và kế hoạch để đạt được điều đó. Một bản thuyết trình tuyệt vời có thể giúp tóm tắt thông điệp với khán giả.

NHỮNG ĐIỀU CẦN TRÁNH KHI THIẾT KẾ SLIDE POWERPOINT

#1. Hạn chế về số lượng chữ cái khi trình bày trên PowerPoint

Chắc hẳn các bạn đã nghe đến “Quy tắc n x n” rồi nhỉ ?

Quy tắc này có nghĩa là khi bạn thiết kế PowerPoint, nếu slide có “n” dòng thì mỗi dòng chỉ nên có “n” chữ.

Vậy nên có rất nhiều bạn thường mắc phải lỗi này khi Copy & Paste hầu như toàn bộ nội dung từ Word sang PowerPoint.

Việc này khiến cho mỗi slide PowerPoint có rất nhiều chữ và khiến bản thuyết trình của bạn không khác gì một văn bản khô khan cả.

Cho nên, hãy tránh lạm dụng việc trên, và các bạn nên nhớ rằng PowerPoint chỉ là một công cụ hỗ trợ, và các bạn chỉ nên đưa vào slide những ý chính có liên quan đến chủ đề, nội dung chính thôi, chẳng hạn như những tiêu điểm của đề tài, phần còn lại sẽ do bạn lên ý tưởng và trình bày nhé.

Tóm lại, khi thiết kế slide PowerPoint hãy hạn chế về số lượng chữ, nếu có quá nhiều chữ sẽ làm cho đối tác, khách hàng và người nghe cảm thấy nhàm chán và dễ dàng phân tâm, khiến họ không thể lắng nghe được những gì bạn đang trình bày mà thay vào đó họ sẽ phải đọc những con chữ có trên slide PowerPoint đó.

#2. Cần chú ý về Font chữ

Thông thường, khi đứng lên trình bày, thuyết trình bạn sẽ đứng gần bảng hoặc cũng có thể bạn sẽ di chuyển xung quanh, gần máy chiếu, nhưng khách hàng, nhân viên, đối tác và khán giả của bạn lại ngồi khá xa, vậy nên các bạn cần phải chú ý đến font chữ, cỡ chữ.

Ngày nay, đa số có nhiều bạn khi thiết kế PowerPoint không để ý font chữ xuất hiện trên màn hình chiếu, họ thường giữ nguyên các phông chữ cơ bản như: Times New Roman, Calibri hay Arial, …

Trường hợp nếu người dùng để cả cỡ chữ tiêu đề và nội dung đều giống nhau, và đều là các dạng phông chữ cơ bản kể trên thì Slide sẽ không có điểm nhấn, nhàm chán và khiến bạn mất hết hình tượng trước người nghe. Không những thế, họ còn cho rằng bạn không hề có hiểu biết về PowerPoint.

Hãy suy nghĩ để làm sao cho thiết kế Slide PowerPoint của bạn trông được đẹp mắt, thu hút hơn nhé.

Ví dụ minh họa là những hình ảnh PowerPoint được chụp lại bạn có thể xem qua và tự mình phát hiện những thay đổi lớn nhé:

+ Trước khi sửa font chữ:

+ Sau khi sửa font chữ:

📌 MẸO HAY CHO BẠN THAM KHẢO: Muốn có nhiều kiểu font chữ độc đáo hơn để thu hút khán giả, trước tiên nội dung trong Slide của bạn hãy tối ưu hóa bằng việc sử dụng Tiếng Anh. Việc sử dụng tiếng anh sẽ giúp cho slide của bạn trông đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn nữa.

Đặc biệt, các bạn không lạm dụng Font chữ đặc biệt. Dẫu biết rằng font chữ đặc biệt sẽ làm thêm điểm nhấn cho slide của bạn, nhưng nếu có quá nhiều điểm nhấn trên cùng một Slide PowerPoint thì sẽ khiến người xem trông rối mắt hơn, nó khiến Slide đó của bạn nhìn không được chuyên nghiệp, không còn vẻ tự nhiên nữa.

Thế nên là người dùng chỉ nên sử dụng font chữ đặc biệt để thay đổi cho tiêu đề hoặc những mục lớn cần hướng đến để người nghe biết bạn đang nói gì. Còn phần nội dung thì bạn nên sử dụng những kiểu font chữ cơ bản thôi nha, như vậy người xem, người nghe bạn trình bày, khách hàng, đối tác, nhân viên hoặc học sinh sẽ hiểu được bạn đang đề cập tới vấn đề gì.

Ngày nay, đa số cỡ chữ được ưu chuộng và phù hợp nhất khi thuyết trình dành cho phần nội dung sẽ là 18 – 24. Còn phần tiêu đề chúng ta nên để cỡ chữ 32 nha.

#3. Cần chú ý về màu sắc

Có 2 lỗi mà nhiều người hãy gặp phải khi thiết kế Slide PowerPoint đó chính là:

Lỗi 1: Phần màu sắc không tương phản giữa chữ và phông nền.

Nhiều bạn khi làm Slide PowerPoint thường bỏ qua vấn đề này. Đây là một vấn đề quan trọng, và nó sẽ ảnh hưởng đến hình thức trình bày slide của bạn.

Lấy ví dụ từ hình ảnh minh họa trên đây, chúng ta có thể nhìn thấy dòng chữ tiêu đề “Definition Of History” nhưng phần chữ nội dung ở bên dưới lại không thể nhìn rõ chữ trên màn chiếu là gì, trừ khi ngồi gần mới có thể nhìn rõ. Nguyên nhân nằm ở đâu ? Nguyên nhân là do việc chọn màu sắc giữa chữ và phông nền.

Hãy chọn màu sắc tương phản giữa Chữ và Nền để người xem có thể quan sát rõ hơn. Màu sáng trên nền tối cũng rất thích hợp. Bởi có nhiều chuyên ra cho rằng mày nền màu xanh đen hoặc đen tốt nhất trong các buổi nói chuyện khoa học ở một căn phòng hội trường rộng lớn.

Chia sẻ một số cặp màu mà nhiều người thường sử dụng để thiết kế thuyết trình Slide PowerPoint: Trắng – Đen ; Vàng – Tím, Xanh Da Trời – Cam, Vàng – Đen, …

Và các bạn hãy chú ý và tránh kết hợp màu đỏ – xanh lá cây, nâu – xanh lá, xanh dương – đen, … bởi có rất nhiều người sẽ bị mù màu với sự kết hợp này đó.

Lỗi 2: Có quá nhiều màu sắc trên cùng một Slide PowerPoint.

Khi bạn kết hợp nhiều màu sắc trên cùng một slide sẽ khiến cho PowerPoint của bạn trông mất tính chuyên nghiệp, nhiều màu sắc kết hợp lại với nhau sẽ khiến slide trông rất lòe loẹt, gây khó chịu cho người xem.

Chẳng hạn như là những điểm cần làm nổi bật thì lại bị chìm đi bởi vì có quá nhiều màu. Vậy nên, khi thiết kế, bạn nên chọn từ 2-3 màu cho một Slide, nó sẽ khiến Slide bạn trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

#4. Cần tránh sử dụng quá nhiều hiệu ứng trên Powerpoint

Một số bạn cho rằng, một Powerpoint thuyết trình ấn tượng là một Powerpoint có nhiều hiệu ứng.

Nhưng không! Đây là một quan niệm sai lầm. Hiệu ứng trong Powerpoint chỉ mang tính bảo trợ và nếu bạn lạm dụng quá nhiều sẽ gây phản cảm cho người xem.

Một Powerpoint với quá nhiều hiệu ứng sẽ khiến cho khán giả phân tâm và không tập trung vào những gì bạn nói, mặc khác cũng làm loãng nội dung trình bày của bạn.

#5. Tránh sử dụng những hình ảnh không phù hợp trong Powerpoint

Hình ảnh trong Powerpoint thật sự rất quan trọng vì nó tác động nhanh đến những người đang ngồi ở dưới nghe bạn thuyết trình. Tuy nhiên, bạn cần lựa chọn hình ảnh cẩn thận trước khi đưa vào silde trình bày. Hãy đảm bảo rằng, những hình ảnh này là cần thiết và phù hợp với nội dung của chủ đề.

Vậy nên, hãy tránh đưa những hình ảnh không liên quan chỉ để gây sự chú ý hay giải trí vào trong Powerpoint khi thuyết trình.

#6. Tránh sử dụng các thiết kế có sẵn

Thêm một sai lầm khác mà nhiều người thường hay mắc phải đó chính là lạm dụng quá nhiều thiết kế có sẵn, hãy cố gắng hết sức để thể hiện tính chuyên nghiệp, khả năng sáng tạo của bản thân trên Slide Powerpoint để người xem dễ dàng bị thu hút bởi bạn hơn.

Một vài trường hợp ngoại lệ, bạn chỉ nên sử dụng những thiết kế có sẵn khi công việc gấp gáp, yêu cầu hoàn thành nhanh trong một hai giờ đồng hồ.

7. Nội dung trên slide

Cuối cùng là về phần nội dung thuyết trình cho Slide Powerpoint, các bạn hãy cố gắng hết sức có thể để nội dung được chỉnh chu, chuyên nghiệp nhất. Chỉ cần nội dung đạt được thông điệp truyền tải đến người nghe, không thiếu không thừa. Là bạn đã gây được thiện cảm với người xem, người nghe rồi đó.

Hãy tránh trình bày nội dung sơ sài, lan man, lạc đề, không đúng với tiêu đề nhé.

Và còn nhiều điều cần lưu ý khác nữa, các bạn có thể tìm kiếm thêm ở những bài viết khác có liên quan nha.

LỜI KẾT

Vậy là bài viết trên đây mình đã tổng hợp và chia sẻ lại tới bạn đọc những điều cần biết khi thiết kế Slide Powerpoint để trình bày, thuyết trình trước công chúng, khách hàng, đối tác, đồng nghiệp, nhân viên, học sinh, …

Cảm ơn vì bạn đã dành thời gian để theo dõi hết nội dung của bài viết này. Cá nhân mình hy vọng với một chút thông tin được chia sẻ ở trên sẽ có ích cho mọi người.

Bạn đọc đừng quên ấn nút LIKE & SHARE bài này để nhiều người khác cùng biết đến nha!

CÓ GÌ HAY – Chúc các bạn thành công!