11 Tính năng hữu ích của lệnh PASTE trong Excel

Giới thiệu và 11 Mẹo sử dụng tính năng Paste trong Excel

CHÚ Ý: Bài viết này được thực hiện bởi Xuân Min, thành viên của website CoGiHay.Com – Tiếp theo, mình sẽ chia sẻ tới bạn đọc 11 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel. Xin mời mọi người theo dõi thông tin chi tiết hơn ở các mục sau đây.

Bài viết được viết bởi XuanMin – thành viên website CoGiHay.com

11 CÁCH SỬ DỤNG TÍNH NĂNG PASTE TRONG EXCEL

Lệnh Paste Special hiện có mặt ở hầu hết các trên các bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office, và phần mềm Excel nói riêng vẫn được hưởng lợi nhiều nhất từ lệnh này. Với tính năng Paste, người dùng có thể thực hiện một số tác vụ đơn giản cho đến một số vấn đề phức tạp hơn.

Hiện nay, ở phiên bản Microsoft Excel 2007 và Excel 2010, tính năng Paste đều nằm trong nhóm Clipboard ở thẻ HOME, còn đối với bản Excel 2003 lệnh Paste Special lại nằm trong menu Edit.

Sau đây là 11 mẹo sử dụng tính năng PASTE trên Excel:

1. SAO CHÉP CHIỀU RỘNG CỦA CỘT

Khi bạn sao chép dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột sẽ không tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với giá trị mới. Tuy nhiên, chỉ với một cú click thêm, chúng ta có thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu:

• Chọn dữ liệu cần sao chép rồi nhấn tổ hợp phím “CTRL + C” để copy giá trị đã chọn tới Clipboard.

• Chọn một ô trong cột mục tiêu.

• Ở thẻ HOME, click chuột vào lựa chọn PASTE trong nhóm Clipboard và chọn “Keep Source Column Widths”.

Lựa chọn này sẽ yêu cầu thêm một bước nữa khi bạn sử dụng Excel 2007: Chọn PASTESPECIAL từ menu PASTE dạng drop-down. Tiếp đến, kích vào lựa chọn Column Widths trong mục Paste và kích OK.

Bảng tính Excel sẽ copy dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu.

2. SAO CHÉP CÔNG THỨC MÀ KHÔNG THAY ĐỔI THAM CHIẾU

Trường hợp bạn muốn Sao chép (COPY) và Dán (PASTE) các ô nhưng vẫn giữ được những công thức trong đó, vậy thì các bạn vẫn có thể thực hiện tính năng sao chép Paste Special.

Nhưng có một điều mà bạn cần lưu ý đó chính là việc dán các công thức theo cách này, Excel sẽ tự động cập nhật tất cả các ô được tham chiếu ở nơi bạn dán chúng.

Mọi người có thể dán các ô công thức giữ nguyên những ô được tham chiếu ban đầu trong các công thức bằng cách thực hiện theo các thao tác hướng dẫn sau đây:

(1) Highlight tất cả các ô có chứa những công thức bạn muốn sao chép. Chọn menu HOME, nhấp vào biểu tượng Find & Select trong nhóm Editing và chọn Replace.

(2) Ở cửa sổ Find and Replace, nhập ký tự dấu “=” trong trường Find what và dấu “#” trong trường Replace with. Chọn Replace All, rồi nhấp vào Close.

Việc làm này sẽ chuyển đổi tất cả các công thức thành văn bản với dấu # ở phía trước. Sao chép tất cả các ô này và dán chúng vào nơi mà bạn muốn.

(3) Mọi người hãy tiếp tục highlight tất cả các ô trong cả hai cột. Giữ phím SHIFT và HIGHLIGHT tất cả các ô trong một cột. Sau đó giữ phím CTRL và chọn tất cả các ô trong cột đã dán.

(4) Với tất cả các ô vẫn được highlight, lặp lại quy trình tìm kiếm và thay thế ở trên. Lần này, nhập # vào trường Find what và = trong trường Replace with. Chọn Replace All rồi nhấn Close.

(5) Việc sao chép và thay thế được thực hiện, cả hai phạm vi sẽ chứa những công thức giống nhau mà không dịch chuyển các tham chiếu.

Cách này nhìn chung khi thực hiện thì sẽ có nhiều bạn cảm thấy nó giống như những thao tác thừa, nhưng nó là phương pháp đơn giản nhất để các bạn ghi đè các tham chiếu được cập nhật trong những công thức được sao chép.

3. SAO CHÉP KẾT QUẢ CÔNG THỨC

Trong quá trình Copy & Paste trong Excel, khi dán kết quả công thức, công thức đó sẽ tự động cập nhật sang ô mà bạn đã dán nó vào. Thao tác này khiến nhiều người dùng cảm thấy khó chịu.

Để ngăn chặn trường hợp này xảy ra và chỉ sao chép các giá trị thực tế bằng một thủ thuật đơn giản. Các bạn có thể thực hiện những bước chỉ dẫn sau đây:

Đầu tiên, mọi người hãy chọn các ô có giá trị muốn sao chép. Hãy thực hiện bấm chuột phải vào bất kỳ ô nào rồi nhấn chọn COPY từ menu pop-up:

Sau đó, các bạn hãy nhấn chuột phải vào ô đầu tiên trong phạm vi mà bạn muốn dán các giá trị rồi nhấn chọn biểu tượng Values từ menu pop-up:

Cuối cùng, thao tác này sẽ chỉ dán những giá trị (không có công thức) vào các ô đích:

Việc này loại bỏ tất cả sự phức tạp xảy ra khi bạn sao chép và dán các ô công thức trong Excel.

4. THỰC HIỆN CÁC PHÉP TÍNH

Trong excel, chúng ta có thể sử dụng lệnh Paste Special để thực hiện các phép tính toán học bao gồm: cộng, trừ, nhân chia.

Cách thực hiện rất đơn giản, các bạn chỉ cần điền số rồi nhấn tổ hợp phím CTRL + C, tiếp đó, bạn hãy chọn giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và kích Paste Special trong nhóm Clipboard.

Tại phần cửa sổ kết quả, bạn hãy kích vào phép tính phù hợp rồi nhấn OK. Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng bằng cách sử dụng giá trị bạn mới copy vào Clipboard.

Không những thế, các bạn cũng có thể thực hiện các phép tính với nhiều giá trị. Sử dụng quá trình tương tự như bên trên, nhưng copy một dãy các giá trị thay vì chỉ copy một như bên trên. Excel sẽ không để ý tới kích thước nếu không đủ, nó chỉ thực hiện các phép tính lần lượt theo thứ tự các giá trị đã copy thôi.

5. PASTE/DÁN VỚI PHÉP TÍNH

Bạn đang muốn sao chép một số vào một ô mới và bạn muốn thực hiện tính toán trên số đó cùng một lúc luôn ?

OK! Mình sẽ hướng dẫn bạn thực hiện tính toán nhanh hơn trong quá trình dán mà không cần phải sao chép số vào một ô mới rồi sau đó bạn mới nhập công thức để thực hiện phép tính.

+ Trước tiên, mọi người hãy mở bảng tính excel ra, rồi bắt đầu với một bảng có chứa các số bạn muốn thực hiện phép tính trên.

Nhưng để đảm bảo, mình khuyên bạn hãy chọn tất cả các ô ban đầu và nhấn “Control + C” để sao chép. Dán các ô đó vào cột đích nơi bạn muốn xuất kết quả.

+ Tiếp theo, bạn chọn phạm vi ô thứ hai bạn muốn thực hiện phép tính trên và nhấn “Control + C” để sao chép. Chọn lại phạm vi đích, nhấp chuột phải và chọn Paste Special.

+ Cuối cùng, ở cửa sổ Paste Special, bên dưới Operation, chọn thao tác bạn muốn thực hiện trên hai số. Nhấn OK và kết quả sẽ xuất hiện trong các ô đích.

Trên đây là một cách nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện các phép tính nhanh trong bảng tính mà không cần sử dụng các ô bổ sung chỉ để thực hiện những phép tính nhanh.

6. HOÁN ĐỔI DỮ LIỆU:

Bảng tính MS Excel có cung cấp cho người dùng tính năng hoán đổi, nhưng để thực hiện công việc hoán đổi dữ liệu nhanh hơn thì tính năng Paste Special lại là cách lựa chọn thông minh khi thực hiện việc này.

Ban đầu, mọi người hãy chọn dữ liệu nguồn rồi thực hiện theo các thao tác nhỏ sau đây:

(1) Nhấn tổ hợp phím CTRL + C để sao chép dữ liệu và Clipboard.

(2) Chọn ô trên cùng bên trái của dòng mục tiêu.

(3) Kích vào thẻ Home (nếu cần) và chọn Transpose từ menu Paste dạng drop-down.

Chỉ với ba thao tác đơn giản, nhanh chóng và dễ dàng thực hiện là bạn có thể hoán một cột dữ liệu tới một hàng nào đó và ngược lại.

7. THAY THẾ CÔNG THỨC BẰNG KẾT QUẢ ĐÃ TÍNH TOÁN

Trên excel, việc làm thì có rất nhiều và chúng ta thì không thể nhớ nổi nhiều thao tác đã thực hiện. Vậy vào một lúc nào đó, các bạn muốn thay thế công thức bằng kết quả đã tính toán nhưng vẫn chưa biết thao tác thực hiện?

Đừng lo, mình sẽ chia sẻ cách thực hiện cho bạn ở mục sau đây.

Lấy ví dụ thực tế cho bạn nha. Chẳng hạn bạn đang muốn thay thế một dãy hàm “=RAND()” với giá trị của nó thay vì cho phép công thức này tự tính toán. Vậy thì bạn hãy sử dụng tính năng Paste Special để thay thế công thức.

Để copy công thức với giá trị của chúng, các bạn có thể thực hiện theo chỉ dẫn này:

+ Bạn nên chọn một dãy công thức rồi nhấn tổ hợp phím CTRL + C.

+ Trong nhóm Clipboard, kích vào menu Paste dạng drop-down.

+ Nhấn chọn Values.

Thực hiện như vậy để thay thế các công thức với giá trị thực của chúng. Trước khi sử dụng phương pháp này, có thể bạn muốn sao lưu công việc của mình để đề phòng.

8. COPY DATA VALIDATION:

Sau khi bỏ thời gian ra để thiết lập rule hoặc danh sách Data Validation để cải thiện nhập dữ liệu, có thể bạn sẽ muốn áp dụng rule tương tự đối với ô hoặc dãy khác. Để không phải tốn thời gian thực hiện lại toàn bộ các bước bên trên, mọi người hãy sử dụng Paste Special.

Thao tác rất đơn giản, các bạn chỉ cần COPY lại là được:

+ Chọn ô có chứa rule Data Validation và nhấn Ctrl + C.

+ Chọn ô mục tiêu cần paste.

+ Từ menu Paste dạng drop-down, chọn Paste Special.

+ Kích vào lựa chọn Validation rồi kích vào OK.

Cho nên có thể khẳng định rằng việc thiết lập Data Validation có thể gây nhàm chán và tốn thời gian. Nhưng tính năng Paste Special trong Excel sẽ là cách dễ dàng hơn nhiều!

9. PASTE QUY CHIẾU:

Các bạn có thể quy chiếu một ô bằng cách dẫn địa chỉ một ô với dấu bằng.

Ví dụ, điền “=A1” để quay trở lại nội dung của ô A1. Thông thường, chúng ta sử dụng những quy chiếu này ở những biểu thức và công thức lớn hơn. Thi thoảng, chúng ta vẫn quy chiếu một ô với chính nó. Paste Link có thể giúp khi quy chiếu nhiều ô:

+ Chọn dãy cần quy chiếu rồi nhấn Ctrl + C.

+ Chọn ô mục tiêu rồi nhấn Paste Link từ menu Paste dạng drop-down.

Việc sử dụng Paste Link nhanh hơn so với việc quy chiếu thủ công.

Hình ảnh minh họa bên dưới đây sẽ là Phím tắt cho những hành động Paste, bạn có thể tham khảo qua nhé:

10. DÁN TOÀN BỘ CỘT HOẶC HÀNG TRỐNG

Thêm một cách khác để bạn bớt phải sử dụng các tổ hợp phím là thêm những cột hoặc hàng trống.

Phương pháp điển hình mà người dùng sử dụng để thực hiện việc này là nhấp chuột phải vào hàng hoặc cột nơi họ muốn để trống và chọn Insert từ menu.

Một cách nhanh hơn để làm điều này là highlight các ô tạo thành hàng hoặc cột dữ liệu mà bạn cần để trống.

Giữ phím SHIFT, nhấp chuột trái vào góc dưới bên phải của vùng chọn và kéo xuống (hoặc sang phải nếu bạn chọn một phạm vi cột).

Thả chuột trước khi bạn nhả phím SHIFT.

Áp dụng thao tác này sẽ giúp bạn chèn thêm các khoảng trống.

11. DÁN MỘT Ô ĐƠN NHIỀU LẦN

Nếu có một ô dữ liệu mà bạn muốn sao chép sang nhiều ô khác, bạn có thể sao chép ô này, rồi sau đó dán nó lên bao nhiêu ô tùy thích. Chọn ô bạn muốn sao chép và nhấn Control + C để copy.

Sau đó chọn bất kỳ phạm vi ô nào bạn muốn sao chép dữ liệu.

Thao tác này sẽ sao chép ô đó sang bao nhiêu ô tùy thích.

LỜI KẾT

Bài viết trên đây mình đã chia sẻ tới bạn đọc 11 cách sử dụng tính năng Paste trong bảng tính Microsoft Excel. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian để tham khảo hết bài viết trên đây của mình. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích đối với những bạn đang tìm hiểu thông tin về lệnh Paste Special.

Mọi người đừng quên ấn nút LIKE & SHARE bài viết để nhiều người khác cùng biết đến nha!

Có Gì Hay – Chúc các bạn thành công!